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PMOの仕事内容、役割、役立つ資格を解説PMOの役割とは

ITプロジェクトはQCD(品質、コスト、納期)が求められます。これらの達成を支援する職種がPMOです。多くの企業でPMOの活用が進んできていますが、システム開発の現場では、PMOの役割が今ひとつ理解されていないことも多いようです。PMOは、ITプロジェクトの舵取りを行う重要なポジションで、さまざまなビジネススキルを身に付けられる職種でもあります。この記事では、PMOの役割を複数の視点から解説し、キャリアプランの作成に役立つ情報をお伝えします。

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1. PMOの役割とは?

まず、PMOの役割について解説します。「PM(プロジェクトマネージャー)」や「クライアント(プロジェクトオーナー)」の直下に置かれることが多く、大きく以下3つの役割を担っているといえます。

プロジェクトの運営事務局としての役割

プロジェクト内の各種会議(進捗報告会、障害報告会、定例会など)を主催します。また会議の運営、アジェンダの設定、会議資料の作成なども行います。

プロジェクトにおける基準、標準の策定

プロジェクト内における設計やコーディングの基準を定めた「開発標準」や各種レビューのルール、開発プロセスの策定などを行います。

基準値や指標の作成と収集・評価

プロジェクト内にチームからの進捗率の吸い上げと管理、成果物の品質に対する指標作成、品質の評価などを行います。
 
ITプロジェクトでは、プロジェクト内にインフラ開発チーム、ソフトウェア開発チームなどいくつものチームが存在し、チームごとに開発、レビュー、テストなどを繰り返しています。また、これら一連の作業はPMOが策定したルールに基づいて進められています。さらに、各チームから結果を吸い上げ、統括・管理・分析し、各種会議を通じてPMやプロジェクトオーナーに報告し、プロジェクトの状況をはっきりさせるのもPMOの役割です。ただし、日本ではプロジェクトごとにPMOの役割がまちまちで、全てがここで解説したとおりではないこともあります。

2. 職種から見たPMOの役割

次に、PMOの役割を職種別に解説していきます。PMOは幾人かでチームを組み、それぞれが職種に応じた役割を持っています。以下は、PMOにおける職種の分類とその役割です。

PMOアドミニストレータ(事務担当)

PMO内の「事務担当者」です。書類作成や経費管理、勤怠・稼働管理のほか、プロジェクト内での窓口的な業務を担当します。また、勤務時間の終わりにプロジェクト内の各チームを巡回して、毎日進捗状況を吸い上げることもあります。入社したばかりの新人やPMOとしての経験が浅い人材の場合、このPMOアドミニストレータからキャリアをスタートさせることになるでしょう。ちなみに、プロジェクトによってはPM(プロジェクトマネジャー)の配下にPMOアドミニストレータだけが配置されるケースもあります。つまりPMが意思決定やマネジメントを行い、PMOアドミニストレータが秘書的な役割でドキュメントの作成や更新を担うという構成です。

PMOエキスパート(情報分析、ルール策定)

アドミニストレータが収集した情報(ドキュメント)を分析し、さまざまな施策(標準化やルール策定)へとつなげるのが主な役割です。複数のプロジェクトが同時並行しているようなケースでは、プロジェクト間で進捗具合や成果物の品質に差が出ることは珍しくありません。PMOエキスパートは、資料やプロセス、ルールなどを標準化して、プロジェクトの内容や規模に関わらず進捗と品質を安定させます。また、各案件の成果物のチェックやパフォーマンス状況、品質状況、リスク状況などを分析し、必要に応じて解決策を提示することもあります。

PMOマネジャー(PM補佐)

PMOマネジャーは、「PMOというチームのまとめ役」といえます。PMがプロジェクト全体のまとめ役ならば、PMOは側近部隊のリーダーであり、人員管理や予算管理を一手に引き受けることもあります。また、PMとプロジェクトオーナー(クライアント)の間をとりもち、両者のコミュニケーションが円滑になるよう取り持つことも珍しくありません。一般的には、経験豊富なコンサルタントやPM経験者が着任します。プロジェクトマネジメント経験のみならず、クライアント企業の業務に対する理解と、高い折衝能力が必須といえるでしょう。

3. ポジションから見たPMOの役割

PMOは「プロジェクト内のポジション」によっても役割が変わります。そのポジションとは以下の2ケースです。

PM(プロジェクトマネージャー)の直下にPMOを置く場合

PMの補佐的な役割に徹し、単純な「事務局」として機能するケースです。職種ごとの役割の段落で述べたように、PMの配下にPMOアドミニストレータを配置し、事務作業のアシスタントやプロジェクトの窓口を担当します。特に、PMが意思決定や予算・人員管理までを担う小規模~中規模のITプロジェクトや、自社内だけの開発プロジェクトでは、この傾向が強まります。

プロジェクトオーナー(クライアント企業など)の直下にPMOを置く場合

SIerやコンサルティングファームが参画する大規模なITプロジェクトでは、プロジェクトオーナー(クライアント企業)直属の組織として、PMOが設置されることがあります。このケースでは、クライアント企業の経営戦略や事業企画に参画する傾向が強まるでしょう。つまり、クライアント企業の戦略をITプロジェクトに反映させるための「ハブ」として機能しているわけです。また、進行中のITプロジェクトに重大な問題が発生したとき、クライアント企業に対して説明責任を負うのもこのケースです。

4. PMOの仕事に役立つ資格

最後に、PMOの仕事に役立つ資格を紹介します。PMOは資格が必要な職種ではありません。しかし、日本PMO協会やPMI(米国プロジェクトマネジメント協会)が定める資格を取得することで、必要な知識を補填することができます。また、知識レベルの証明にもつながります。

PMP

プロジェクトマネジメントに関する手法・ノウハウを体系化した「PMBOK」に基づいて実施される国際的な試験です。プロジェクトマネジメントに関する資格のデファクトスタンダードとして、日本国内でも評価や知名度が高い資格です。

PJM-A(日本PMO協会認定 プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格)

プロジェクト参画にあたり、習得しておくべきプロジェクトマネジメントの知識と技術の基礎を確認する資格です。合計5時間のオンライン動画プログラム(eラーニング)を視聴し、試験に合格することで認定されます。WBSやコスト・リスク管理の基礎知識を身に付けられることが特徴です。

PMO-S(日本PMO協会認定 PMOスペシャリスト認定資格)

こちらはPMOの業務に特化して基礎知識と技術を学べる資格です。一般的なPMOの役割や導入手法、プロジェクトマネジメント課題の抽出、目標管理指標の策定など、PMOの業務に対する知識と技術を学びます。こちらも合計3.5時間のオンライン動画プログラム(eラーニング)を視聴し、試験に合格することで認定されます。

5. まとめ

この記事では、PMOの役割や役立つ資格について解説しました。PMOはプロジェクトルールの作手やプロジェクト内の会議運営、データ分析、各種指標の策定など、さまざまな業務に携わります。プロジェクトのQCD達成に大きく影響する職種のため、幅広い知識とスキルが求められますが、資格制度や書籍、研修など学習環境は整っています。興味がある人は、これらを活用しながらPMOを目指すと良いでしょう。

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