エンジニアにタスク管理が必要な理由
エンジニアは一般的な職種と比較してタスク管理を重要視されています。ではなぜエンジニアのタスク管理は重要視されているのでしょうか。ここからはエンジニアのタスク管理が重要な理由を4つ紹介します。紹介するのは以下の4つです。
-
・チームの連携に必須
・個人の業務も複数のタスクが並列に進行する
・管理すべきタスクが多い
・過去のタスクデータを利用する場合がある
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
チームの連携に必須
エンジニアの業務は個人作業ではなく、多くの場合チームで行います。そのため、チームメンバーが何をしているのか、どのタスクを誰に割り当てられているのかを明確にするために重要です。また、エンジニアの担当する開発業務には明確な納期が設定されている場合があります。納期から逆算してどこまで進めていれば良いのか、進捗はどのくらいかを把握するためにも使用されます。
チーム全体がそれぞれのタスクを適切に管理することで、チーム開発の効率が上がるでしょう。
個人の業務も複数のタスクが並列に進行する
エンジニアは単にコーディングだけしていれば良いわけでなく、複数のタスクを並行して対応します。そのため、各タスクの優先度設定やタスク漏れを防ぐためにタスク管理が重要です。タスク管理を効率的に行うことで、開発業務に集中できます。
管理すべきタスクが多い
エンジニアの担当する開発プロジェクトは大量の小さいタスクで構成されています。これらのタスクを適切に管理するとプロジェクト全体の進行状況を把握でき、問題発生時も迅速に対応可能です。
管理すべきタスクが漏れてしまうと、品質担保ができない、納期が遅れてしまう、思わぬバグが発生するなどの事態に陥る可能性があります。そのため、エンジニアは管理すべきタスクを適切に管理し、円滑にプロジェクトを進めることが求められます。
過去のタスクデータを利用する場合がある
エンジニアの開発プロジェクトの工数データは今後の見積もり算出に使用される場合があります。たとえば、似た要件で依頼されたプロジェクトに以前数十人日かかったとします。このような情報があれば、適切な工数を把握できるため、余裕のある提案が可能です。
上記の例の通り、タスクデータを利用することで現実的な工数を算出できます。
タスク管理ツールでできること
前述の通り、エンジニアはタスク管理は重要視されているため、タスク管理ツールの活用は必須です。ここからは一般的なタスク管理ツールの提供している機能を6つ紹介します。タスク管理ツールでできることは以下の6つです。
-
・ToDoリストの作成・スケジュール管理
・タスクのチーム内共有
・ファイル添付
・タスクやファイルの検索
・コメント機能
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
ToDoリストの作成
タスク管理ツールの最も基本的な機能です。自身のタスクを一覧化し、それぞれのタスク状況を確認することで、優先度を設定しやすい、タスク漏れが発生しないなどのメリットを得られます。また、タスク管理ツールによっては各タスクに納期を設定できます。
スケジュール管理
ToDoリストに納期を設定できるサービスで提供されている機能です。タスクごとに設定した納期や対応期間をカレンダー型やタイムライン型で一覧化できます。スケジュール機能を有効活用するとタスクの優先順位設定を機会的に対応でき、自身のタスクに注力可能です。
タスクのチーム内共有
チームで作業する場合、各チームメンバーのタスク共有が必要不可欠です。タスク共有機能を提供しているツールでは、誰がどのタスクを持っているのか、各タスクの納期はいつかを一覧化できます。そのため、新しく発生したタスクを誰に割り当てるのか、誰かの開発が遅れていないかを簡単に把握できます。
ファイル添付
タスク管理ツールの一部ではファイル添付機能を提供しているものがあります。タスクに関連するファイルを直接タスクに添付することで、タスクの詳細を伝えやすい、関連ファイルを一元管理できる、プロジェクト終了後の振り返りやマニュアルになるなどのメリットを得られます。
タスクやファイルの検索
チームのタスクを管理しているとあっという間にタスクが溢れてしまい、以前のタスクを見つけにくくなります。そのため、多くのタスク管理ツールでは検索機能を提供しており、以前のタスクへ簡単にアクセス可能です。
以前のタスクを振り返った際にファイルなどが添付されているとより分かりやすいでしょう。
コメント機能
チームの各タスクに対して修正や変更がある場合、タスク管理ツールのコメント機能を活用すると効果的です。タスク管理ツールのコメント機能はタスクごとにコメントを管理できるため、どのコメントがどのタスクに対してされているのかはっきりします。そのため、各タスクがSlackやGoogle Chatのスレッドと同様に扱えるため、仕様残しや情報管理に最適です。
エンジニアにおすすめのタスク管理ツール
タスク管理ツールの主な提供機能を確認したところで、ここからは実際のタスク管理ツールを紹介します。いずれのサービスも高い人気を誇る安定したサービスです。紹介するサービスは以下の11つです。
-
・Asana
・Backlog（バックログ）
・Brabio!
・Jooto（ジョートー）
・Nozbe Personal
・Smartsheet（スマートシート）
・TaskChute®（タスクシュート）
・Todoist
・ToDous（トゥドゥス）
・Toodledo
・Trello
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
Asana
Asanaは世界190カ国で導入されているタスク管理ツールです。複数のプロジェクトやスケジュールを一元管理できるため、タスク漏れを軽減できます。AsanaはToDoリストの作成、スケジュール管理、タスクのチーム共有、ファイル添付などの機能を提供しており、効率的なタスク管理が可能です。また、Asanaは200以上のビジネスアプリと連携でき、アプリの切り替えを最小化できます。
無料ユーザーで登録すると、最大10人のタスク管理ができるため、まずは無料会員で試してはいかがでしょうか。
Backlog（バックログ）
Backlogはnanapi、ガンホー、HMVなどの有名企業にも導入されている人気のプロジェクト管理ツールで、プロジェクトのタスク管理として使えます。
プロジェクトごとにタスク管理ができるので、複数のプロジェクトを抱えているエンジニアを助けてくれます。
すべてのプランを30日間無料で試すことができますが、無料期間を過ぎると有料プランの購入が必要です。
Brabio!
Brabio!はガントチャートでプロジェクト管理ができるツールで、タスク管理にも使えます。マイルストーン、タスク同士のリンク、達成率の表示など、プロジェクトやタスクの管理が捗る機能が揃っています。
「管理者」「スタッフ」「スタッフ（外部メンバー」「ゲスト（外部メンバー）」の4つのモードで招待できるので、個人用からチーム用、さらにはクライアントや外注先とのやり取りにも使えます。
5ユーザーまでならプロジェクト数無制限（ストレージは50MBまで）で使用できます。
Jooto（ジョートー）
Jootoはクラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールです。タスクをカード形式で管理するのが特徴で、各タスクはドラッグ&ドロップで簡単に並び替えることができます。
タスクを「Googleカレンダー」から確認したり、「Evernote」やチャットツールの「Slack」へエクスポートする機能も備わっています。
無料プランは、ユーザー4名、ストレージ100MBまでといった制限つきで使用できます。
Nozbe Personal
Nozbe Personalは、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱した仕事術・GTD（Getting Things Done）をベースに開発されたタスク管理ツールです。
GTDは生産性を重視した仕事術なので、「Nozbe」は生産性を高める機能を盛り込んでいます。GTDを取り入れたい方、生産性を重視したい方はぜひ使ってみてください。
30日間は無料トライアルがあり、以降は有料プランの購入が必要となります。
また「Nozbe Personal」のほか、チーム管理に利用できる「Nozbe Teams」も提供されていますので、ぜひチェックしてみてください。
Smartsheet（スマートシート）
Smartsheetは、世界190ヵ国で83,000以上の企業・組織が利用しているプロジェクト管理ツールです。
Excelやスプレッドシートに操作方法が近く、レポートの自動作成、ワークフローの自動化ツール、リマインダー機能など、業務効率化のための機能も多く搭載しています。また、ガントチャート、カードビューなどのテンプレートを取り揃えており、プロジェクトの規模や状況に合わせて柔軟に利用できます。
さらに、Gmail、Slackなどのコミュニケーションツール、SalesforceやTableauなどのデータ分析ツールとも連携できるため、プロジェクト情報を一元管理するプラットフォームとしても活用できます。
30日間は無料トライアルがあり、以降は有料プランの購入が必要となります。
TaskChute®（タスクシュート）
TaskChute®は、ライフハックブログの「シゴタノ！」の管理人、大橋 悦夫氏が開発した無料のタスク管理ツールです。
Excelシートをベースにしたタスク管理ツールで、国産のタスク管理ツールなので日本語で使えます。
対応しているOSはWindowsXP以上で、OS X（Mac）で使うには、Windowsの仮想環境を構築する「VMware Fusion」などのツールが必要です。
Todoist
Todoistは500万人以上が使用している人気のタスク管理アプリです。
シンプルで直感的に操作でき、作業に集中しやすいデザインが採用されています。
タスクを親タスク、子タスクと階層化できるので、ひとつのタスクを掘り下げて管理することもできます。
Toodledo
Toodledoは優れた機能性で人気を得ているタスク管理ツールで、Starを使って優先順位が高いリストを上に表示させるなど、自分の好みに自由にカスタマイズできるのが特徴です。
機能制限つきの無料プランからスタートできます。
Trello
Trelloはビジュアルが優れたタスク管理ツールで、付箋を使うような感覚でタスクを管理できます。複数人での管理も可能なので、チームでのタスク管理にも使えます。
日本語に対応していないのが少々残念ですが、直感的に操作できるのですぐ慣れるでしょう。
無料プランは機能制限、添付ファイルの容量制限（10MBまで）で使用できます。
エンジニアのタスク管理のコツ
エンジニアのタスク管理のコツは高品質なタスク管理ツールを使用するだけではありません。少しの工夫で課題の納期を満たす前に達成完了する可能性が上がります。ここからはエンジニアが知っておくべきタスク管理のコツを2つ紹介します。紹介するコツは以下の2つです。
-
・進捗報告が必要ないタスクも自分で締め切りを設ける
・重要なタスクは仮納期を立てる
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
進捗報告が必要ないタスクも自分で締め切りを設ける
タスクを納期通りに完了させるために、自分自身で締切を設けることは非常に効果的です。締切を設けることで、タスクに対応する時間が間延びするのを防ぎ、生産性を向上させられます。また、自分自身で締切を設定する際にタスクの優先度を明確にして設定することで、より効果的にタスクを消化できるでしょう。
タスクの管理には必要な工数の見積もりやほかのタスクとの兼ね合いを考えなくてはなりません。多くの経験を積んだり、事例を確認したりなど知識を蓄えて適切な締切を設定できるようにしましょう。
重要なタスクは仮納期を立てる
重要なタスクは絶対に遅延できないため、上記の自分で設定した納期に加えて、仮納期を設定すると有効です。たとえば、タスクを細分化してマイルストーンを設定する、細分化できないタスクは自身で設定した納期の3日前に70%終わらせておくなど設定すると良いでしょう。
仮納期を設定すると予期せず問題や遅延が発生した場合でも、最終的な納期に間に合う可能性が上がります。タスクの進行状況や既存タスクの状況に応じて仮納期を使いこなすとパフォーマンスの高いエンジニアを目指せます。
まとめ
今回紹介したタスク管理ツールはほんの一部で、まだまだたくさんあります。ツールによって特徴が異なり、人によって使い勝手の良さが違うので、自分に合ったツールを見つけていただければと思います。
タスク管理ツールを使うとタスクが可視化でき、今自分が一番にやるべきことが見えてきます。
優先順位に沿って先にやるべきタスク、後回しにしてもいいタスクを決め、効率良く仕事をしましょう！
ITエンジニアの転職ならレバテックキャリア
レバテックキャリアはIT・Web業界のエンジニア職を専門とする転職エージェントです。最新の技術情報や業界動向に精通しており、現状は転職のご意思がない場合でも、ご相談いただければ客観的な市場価値や市場動向をお伝えし、あなたの「選択肢」を広げるお手伝いをいたします。
「将来に向けた漠然とした不安がある」「特定のエンジニア職に興味がある」など、ご自身のキャリアに何らかの悩みを抱えている方は、ぜひ無料のオンライン個別相談会にお申し込みください。業界知識が豊富なキャリアアドバイザーが、一対一でさまざまなご質問に対応させていただきます。
「個別相談会」に申し込む
転職支援サービスに申し込む
※転職活動を強制することはございません。
レバテックキャリアのサービスについて
