- ヘルプデスクの転職で志望動機が重要な理由
- ヘルプデスクの志望動機で必ず書くべき内容
- ヘルプデスクの志望動機の例文と解説
- ヘルプデスクの志望動機で注意すべきNGワード
- 面接での志望動機の効果的な伝え方
- ヘルプデスクの種類と仕事内容
- ヘルプデスクの求められる知識・スキル
- ヘルプデスクに関するよくある質問
ヘルプデスクの転職で志望動機が重要な理由
転職活動において、志望動機は重要な要素のひとつです。特にヘルプデスクのような職種では、この動機がなおさら重要となります。ヘルプデスクへの転職で志望動機をしっかりと伝えることは、ヘルプデスクになることに対する熱意や長期的に組織貢献する意欲をアピールする機会となります。本章では、ヘルプデスクの転職で志望動機が重要な理由について詳しく解説していきます。
ヘルプデスクになることに対する熱意を伝えるため
1つ目の理由はヘルプデスクになることに対する熱意を伝えるためです。ヘルプデスクは実務経験がなければなれないというものではありません。そのため、未経験であっても採用の対象にはなります。
ヘルプデスクの転職で大切なのは、入社後に自発的に成長してくれるか、クレームに近い問い合わせがきても真摯に対応できるかです。これらを持っていることを、志望動機で表現するために、熱意を伝える必要があります。
長期的にヘルプデスクとして組織貢献できることを伝えるため
2つ目の理由は、長期的にヘルプデスクとして組織貢献できることを伝えるためです。ヘルプデスクは知識の蓄積が非常に重要な立場です。1〜2年でヘルプデスク担当がやめてしまうと、ノウハウが蓄積されず、サービスレベルの低下を招く恐れがあります。そのため、長期的にヘルプデスクとして活躍し、知識を吸収しながら成長してくれる人材かどうかが重要視されます。
ヘルプデスクの志望動機で必ず書くべき内容
ヘルプデスクへの転職を考え志望動機を書くときには、必ず記述すべき内容がいくつかあります。具体的には、ヘルプデスクに興味を持った理由や応募した企業を選んだ動機、将来の目標やキャリアパス、習得している知識やスキルなどを熱意を持って伝えることです。本章では、これらのヘルプデスクの志望動機で必ず書くべき内容を解説します。解説内容を参考に、説得力のある志望動機を書きましょう。
ヘルプデスクに興味を持った理由を明確にする
ヘルプデスクに興味を持った理由を明確に記述しましょう。「人の困りごとを解決することに意義を感じる」「コミュニケーションが好き」「困った相手から感謝される仕事にはやりがいを感じる」 などのポイントで、背景や熱意などを含めて伝えるとよいでしょう。
たとえば、「自分が困った時にヘルプデスクに助けられて感謝した」などの経験やエピソードを交えて、具体的に伝えると効果的です。
なぜその企業を選ぶのかを明確にする
多くの企業は、「なぜ自社を選んだのか」に注目しています。「なぜその企業に応募したのか？」「その企業でどのようにヘルプデスクで働きたいのか？」を明確にしましょう。採用担当者に、この部分をいかに印象づけられるかは重要です。
将来どうなりたいかのキャリアパスを伝える
今まで培った自身の強みを活かしてどのように働きたいか、企業にどう貢献できるのかなど、将来の具体的なイメージを作成します。「ヘルプデスクで経験を積んで、5年後にリーダーを目指してチームとしてのパフォーマンス向上に貢献したい」など、5年後・10年後のキャリアパスを伝えることも大切です。
ITエンジニア未経験者であれば、将来に向けてどう成長するか、ヘルプデスク業務と照らし合わせた具体的なプランニングを明確にすると好印象になります。
関連記事：ヘルプデスクのキャリアパスとは？キャリアアップ・プランの具体例
知識やスキルを明確に伝える
ヘルプデスクには、ITの知識・スキルが必要です。ITエンジニアの経験があれば、担当した業務や持っている資格などを明確に伝えましょう。
また、マネジメントスキルもあると評価される可能性が高いです。「チームのメンバーに教える立場で育成にも携わってきた」経験があれば、しっかりと伝えるのも効果的です。
ITエンジニア未経験の場合は、「IT登竜門の資格であるITパスポートや基本情報技術者試験などを取得する」といった具体的なスキルアップ計画を記入するとよいでしょう。
関連記事：
ヘルプデスク向けおすすめ資格｜学習方法についても解説
ヘルプデスクになるために必要な勉強は？おすすめの資格も解説
熱意を伝える
ヘルプデスクの志望動機には、志望する企業で働くための強い熱意を表現することが重要です。志望動機の中で、なぜその企業が自分にとって魅力的なのか、具体的な理由や詳細を織り交ぜて説明するようにしましょう。また、ヘルプデスクとしてどのような貢献をしたいのかを熱意を持って伝えることで、採用担当者に強い印象を残せます。
目指す像やビジョンなど将来性を伝える
ヘルプデスクへの転職において、自身の将来像やビジョンを明確にすることは、採用で大きなプラスとなります。技術的なスキルが重要視されるものの、将来的な可能性や成長性も評価されます。例えば、リーダーの地位を目指すなどの具体的なキャリアプランを伝えるのもいいでしょう。
ただし、注意すべき点として、ヘルプデスクの職務と関連性が薄い、あまりにも遠い将来の夢を語ることは、志望動機としては逆効果になり得ます。応募先企業が求める人材像を把握し、それに沿った将来像を描くことが重要です。
関連記事：ヘルプデスクの将来性とは？需要とキャリアパスも紹介
ヘルプデスクの志望動機の例文と解説
ヘルプデスクへの応募に際して、どのような志望動機を記述すれば適切なのかは、応募者のキャリア背景によって異なります。例えば、ヘルプデスクの経験がある人、未経験者、同業界でのヘルプデスク未経験者など、それぞれの立場に応じた志望動機の書き方があります。本章では、それぞれのキャリアパスに基づいたヘルプデスクの志望動機の例文を解説します。
例文1：ヘルプデスク経験者の場合
私が貴社を志望した理由は、ホームページにある中期経営計画を拝見し、自分のスキルを活かせると考えたからです。
貴社では業務システムを積極的に自動化し、業務の最適化を図ることが中期経営方針として進められております。そのようななかでは、社員がシステムに慣れるまではヘルプデスクが必ず必要になると考えています。
今まで、金融業界で業務システムを導入・自動化する際のヘルプデスクで、チームリーダーとして経験を積んできました。その経験を活かし、貴社では社員にストレスがかからないスムーズな運用をすることに貢献できると考えています。
・解説
この例文は、志望企業のビジョンに対する共感と自分のスキルが企業にどう貢献できるかという点が、具体的に述べられています。そのため、採用側には入社後のイメージも伝わります。
例文2：ヘルプデスク未経験者の場合
私は、前職で企画職として働いていた際に、貴社のサービスに対してヘルプデスクに問い合わせたところ、とても親切なよい対応を受けました。その時にヘルプデスクをやってみたいと思い始めました。
そしてこの度、貴社のヘルプデスクを志望したのは、貴社の充実した商品開発力を拝見する機会があり「業界を牽引する迅速かつ斬新な開発力」に惹かれ、働くやりがいを強く持てると考えたからです。
私は大学では工学部の情報学科を卒業しており、ITの知識として「ITパスポート資格」を取得しています。今後も、基本情報技術者試験などの他の資格を取得するなどスキルアップを図り、貴社の開発力を支える運用のヘルプデスクの業務に貢献したいと考えております。
・解説
この例文は、未経験でも企業の特徴を捉えて記述している点が特徴です。自身の意欲として資格取得について具体的に触れ、熱意が採用側に伝わります。
関連記事：ヘルプデスクは未経験でもなれる！求人例や志望動機のコツを紹介
例文3：同業界でヘルプデスク未経験者の場合
私は4年間、貴社と同種のソフトウェア業界の営業職として自社製品の魅力をわかりやすく伝えることに専念してきました。業務を通じて、お客様のニーズを理解し、それに応じた提案を行う中で、コミュニケーションスキルを磨きました。この経験を生かし、ヘルプデスクとして新たなキャリアを築きたいと考えております。
貴社が問い合わせ対応の丁寧さで評価されていることに深く魅了され、私のスキルとソフトウェア業界での経験がヘルプデスク業務で大いに活かせると確信しています。お客様一人ひとりの問題を解決することで、貴社の評判をさらに高めることに貢献したいです。
・解説
この例文は、同じ業界内での経験を通じて蓄積されたスキルと業界に関する知識が、ヘルプデスクの役割に役立てられることが強調されています。これにより、採用する企業にとっては、業界に関する知識の教育にかかる時間や労力を削減することが可能になるというメリットが伝わるでしょう。
×よくない例
私は、大学で情報システム学科を専攻しました。学生時代からパソコンが好きで、在学中はパソコンを常に触ると同時に、資格取得に励み、ITパスポート・CCNA・基本情報処理技術者試験を取得しました。
ヘルプデスク業務ではユーザーへの対応時にコミュニケーション力が求められると同時に、IT・パソコンのスキルは最も重要と認識しています。ぜひ、私のスキルや資格を活かし、貴社のヘルプデスク業務が円滑に進むように、大きく貢献したいと考えています。
・解説
この例文は、自身のスキルの一方的なアピールとなっており、なぜその企業なのかが抜けています。ヘルプデスクをただやりたいだけと受け取られてしまうかもしれません。
ヘルプデスクの志望動機で注意すべきNGワード
ヘルプデスクに応募する際には、自分の志望動機を明確に伝えることが重要です。ただし、注意しなければならないのは、NGワードを使用しないことです。NGワードとは、採用担当者に不快感を与えたり、不適切な印象を与える可能性がある言葉のことです。本章では、ヘルプデスクの志望動機で注意すべきNGワードを解説します。
成長できると思ったから
「成長したい」という言葉は避けた方が良いです。システムエンジニアとして自己成長を望む気持ちは重要ですが、採用企業は応募者を育成するために採用するわけではありません。
企業側は、共にビジネスを発展させるための仲間を探しているので、「入社してから成長できる」という印象を与えることは好ましくありません。
ただし、システムエンジニア経験者であれば、この言葉を使っても問題ありません。システム開発の下流の案件しか担当していない場合、「より上流の工程に携わって経験を積みたい」という自然な意欲は、好印象を与える可能性があります。
企業理念に共感しました
「企業理念に惹かれて応募する」という志望動機は、あまり積極的に使うべき言葉ではありません。確かに、企業理念と自分の価値観が一致することは重要ですが、企業理念だけで就職先を決める人はほとんどいないでしょう。
「どんな仕事をするか」や「どのような価値を社会に提供しているか」という、ビジネスの根幹に触れる志望動機を述べた方が、選考通過につながるかもしれません。
実際、志望動機が十分に練られていない人ほど、「企業理念に惹かれたから」という回答が多い傾向にあります。そのため、企業理念を志望動機に含めることで、「十分な就職活動の準備ができていない」という印象を与える可能性もあります。
スキルを身に付けたい
「スキルを身につけたい」という言葉は、ITエンジニア職に応募する際によく使われるフレーズです。確かに、ITエンジニアとして働くことで、システム開発やプログラミングのスキルを習得することができ、市場価値を高めることができます。ただし、志望動機としてこの言葉を使うのは避けるべきです。企業はビジネスを通じて利益を追求するための場であり、無料でスキルを教えるための場ではありません。
また、「手に職をつけたい」という表現も注意が必要です。この言葉を使うと、「習得したスキルを使って他の職場に転職してしまうのではないか」という不安を持たれる可能性があります。したがって、スキルを身につけることが目的であっても、志望動機で言葉にするのは避けるべきでしょう。
面接での志望動機の効果的な伝え方
本章では、面接での志望動機の効果的な伝え方を解説します。
面接では、まず志望動機を明確に伝えましょう。「○○だからヘルプデスクを志望しました」「○○だから御社を志望しました」など結論から伝えた方がよいです。そのあと、志望動機に書いている内容を詳しく語れるようにしておきましょう。
ヘルプデスクでは、コミュニケーションが大きなポイントとなります。面接では、できる限り面接官とのコミュニケーションに気を払いながら対応しましょう。
ヘルプデスクへの志望動機が明確になったら、提出前に、転職エージェントに相談することをおすすめします。転職エージェントは志望動機やその他書類のブラッシュアップのサポート、企業選びから入社までのバックアップなどを行ってくれるため、活用すると有用です。
ヘルプデスクの種類と仕事内容
ヘルプデスクの志望動機を書くには、ヘルプデスクのことをよく知る必要があります。ここでは、ヘルプデスクの種類・仕事内容について解説します。
ヘルプデスクの1日の業務スケジュール例は以下のようなものになります。
業務スケジュール例
まず、朝の9時に出社し、前日の終業後に受信した問い合わせメールを確認します。緊急性の高いものに優先順位をつけて回答し、業務システムやネットワークなどの稼働状況を確認し、問題があれば直ちに対応します。
この業務が終わったら、デスクでメールに返信したり、社内からの電話やチャットに対応しながら業務を続けます。しかし、メールを書いている途中で電話に出たり、チャットで説明をしている最中に電話がかかってきたりすることもあるため、柔軟性が求められます。また、他のヘルプデスクスタッフとのコミュニケーションや協力も必要です。
午前中の業務が終わった後、昼休みを取って午後も同様の仕事を続けることが多いです。昼休み明けには、ヘルプデスクチームとして問題解決の改善方法や最近の問い合わせに関する情報共有を目的とした会議が行われることもあります。また、上層部からの指示に従い、ハードウェアやソフトウェアの購入について意見交換をすることもあります。
終業時間まで業務を続けた後、通常は定時に退社できます。ただし、終業直前に問い合わせがあった場合は残業が必要になる場合がありますが、大きなトラブルがない限り長時間の残業は必要ないでしょう。
タイムスケジュール例
09:00 出社
09:30 メールチェック
10:00 システム稼働状況確認
10:30 問い合わせ対応
12:00 昼休み
13:00 チーム会議
14:00 問い合わせ対応
18:00 退社
また、1日の流れは変わらないものの、問い合わせ元や問い合わせ内容により、ヘルプデスクには大きく2つの種類があり、それぞれ仕事内容が異なります。
関連記事：ヘルプデスクとは？仕事内容や必要なスキル、役立つ資格を紹介
社外ヘルプデスク
社外ヘルプデスクは、一般的にIT業界のサポートセンターやコールセンターに配置され、外部の顧客からの様々な問い合わせに対応する職種を指します。社外ヘルプデスクの仕事内容は、自社製品やシステムの使い方のサポートやトラブルの解決、クレームの応対など、多岐にわたります。
電話やメール、オンラインチャットなどを通じて顧客からの要望に応え、場合によっては社内の他部署と協力しながら解決策を見つけ出します。加えて、対応した問題を記録し、より大規模なトラブルの際には適切な部署への報告や協力を行うことも求められます。
社内ヘルプデスク
社内ヘルプデスクは、社内からの問い合わせを受け、調査・回答する仕事です。おもに社内の業務アプリケーション・パソコン・サーバー・ネットワークなどのITシステムに関する問い合わせに対応します。企業によっては、社内SEが行っている場合もあります。
また、ヘルプデスクと同じく、ユーザーからの問い合わせ対応を行う職種にテクニカルサポートがあります。
ただし、テクニカルサポートは、よりITに関する専門的な技術を対象とします。そのため、一般的な対応であるメールやチャット・電話などに加えて、直接ユーザーの元に出向き対面で業務を行うケースもあります。
ヘルプデスクの求められる知識・スキル
ヘルプデスクの業務を行うためには、さまざまな知識やスキルが必要になります。ヘルプデスクに求められる知識やスキルには、パソコン操作に関する基本的なスキルやMicrosoft Officeなどのオフィスソフトウェアに関する知識や操作スキルは必須と言えます。さらに、優れたコミュニケーション能力や問題を迅速かつ効率的に解決する能力も重要です。本章では、ヘルプデスクの求められる知識・スキルについて解説します。
関連記事：ヘルプデスクに必要なスキルと知識とは？転職・役立つ資格も解説
コミュニケーション力
コミュニケーション力は、ヘルプデスクに必要不可欠なスキルといってよいでしょう。ユーザーの要望を電話やメールだけで、正確に理解し対応するためにはコミュニケーション力が求められます。
とくに社外ヘルプデスクの場合は、“会社の顔”としてよりスムースに意思疎通を図れるスキルが必要です。
パソコン操作のスキル
多くの場合ヘルプデスクでは、記録を残すために、ユーザーからの問い合わせ内容をパソコンに入力して管理します。そのため、基本的なパソコン操作スキルが求められます。スキルが低いと本人が困るのはもちろんのこと、ヘルプデスクのチームの仕事効率も落ちてしまいます。
Office製品の知識・スキル
ヘルプデスクの業務では、顧客からの問い合わせ対応を記録するためや、チーム内での情報共有の際に、Excel、WordなどのMicrosoft Office製品が日常的に使用されます。このため、Microsoft Office製品に関する知識と操作スキルが必要です。効率的な文書作成やデータ管理、情報の整理といった作業がスムーズにできれば、業務効率も向上します。
問題解決力
ヘルプデスクやテクニカルサポートの業務は、問題を抱える人々の解決をサポートすることが求められます。そのため、人とコミュニケーションを取ることが好きで、人の役に立つことにやりがいを感じる方にとっては適した職種と言えます。お客様と親密な関係を築き、感謝の言葉を頂くこと自体が仕事のやりがいと感じる方には、向いているかもしれません。
ヘルプデスクに関するよくある質問
ヘルプデスクのへの転職を考えている方々からは、ヘルプデスクに関する様々な質問が多く寄せられます。よくある質問には、ヘルプデスクの主な役割やヘルプデスクとコールセンターの間の違い、そしてヘルプデスクの日常業務に関するものなどがあります。本章では、ヘルプデスクに関するよくある質問に回答します。
Q1. ヘルプデスクの役割はなんですか？
ヘルプデスクの主な役割は、自社製品やサービス、パソコンなどの操作方法や不具合などに関する問い合わせに対応する窓口や、社内環境の整備などです。しかし、企業によっては役割が異なり、社内システム管理や保守業務が含まれるケースもあります。
Q2. ヘルプデスクとコールセンターの違いは何ですか？
ヘルプデスクでは、顧客がサービスや商品を利用する際の問題を解決するための操作説明などを行う役割を担います。対して、コールセンターは顧客からの問い合わせやクレーム対応、サービス予約の受付に加え、テレマーケティングなどの電話営業活動も実施します。
関連記事：
社内SEとヘルプデスクの違い
テクニカルサポートとヘルプデスクの違いとは？
Q3. ヘルプデスクの仕事内容はなんですか？
ヘルプデスクの仕事内容は、自社システムやアプリケーション、サービス、パソコンなどの機器の操作方法やトラブルなどの対応などがあります。これらの対応には、電話やメール、チャットツールなどを連絡手段として使用します。
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