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お世話になった会社をスムーズに退職するために退職届・退職願の書き方と注意点

自己都合により会社を退職する際は「退職届・退職願」を提出するのが一般的。さほど頻繁に書く機会のない書類だけに、どう書けばいいかわからないという方もいることでしょう。そこで、この記事では退職届・退職願の書き方をご紹介します。

目次
1. 退職届・退職願を提出するタイミングについて
2. 退職届・退職願の書式
3. 退職届・退職願作成時に用いるもの
4. 退職届・退職願と封筒の書き方詳細
5. 転職先が決まらずに辞める場合はどうする?

1. 退職届・退職願を提出するタイミングについて

■いつ提出するべきか
民法規定では、退職日の最低2週間前までに退職届・退職願を提出すればいいということになっています。ただし、円満退社を望むのであれば、まずは所属している会社の就業規則を確認するようにしましょう。

企業によっては、「退職の30日前までに申し出なければならない」などの旨を規約として設けているケースもあるからです。いずれにしても、可能な限り早い段階で相談するのが望ましいでしょう。
 

2. 退職届・退職願の書式

■PCか、手書きか
PCと手書き、どちらでも構わないとされています。PCで作成する場合は、テンプレートを公開しているwebサイトからダウンロードして利用するのもひとつの手段です。

■規定用紙がある場合
会社規定の退職届・退職願用テンプレートやフォーマットがあるのならば、そちらを利用するようにします。自分で作成する前に、規定の用紙があるのかどうか一度人事部などに確認をとった方がいいでしょう。
 

3. 退職届・退職願作成時に用いるもの

■用紙
自分で紙を用意する場合、A4縦またはB5縦のコピー用紙(もしくは便箋)を使用します。白無地のシンプルなものを用い、色や模様のついた紙は避けましょう。

■封筒
茶封筒ではなく、白地縦長の封筒を選択します。フォーマルな用件には、中身が透けない構造になっている二重封筒がふさわしいとされる傾向があります。また、退職届・退職願は手渡しすることが多い書類なので、郵便番号の枠が印刷されていない封筒の方がベターでしょう。 

■ペン
手書きの場合は黒いインクの万年筆か、黒いボールペンで筆記します。サインペンや筆ペンだと文字が目立ちすぎたり、つぶれたりすることもあるので要注意です。消しゴムで消ける筆記用具は不可、消せるボールペンなどの使用も避けた方が無難といえます。
 

4. 退職届・退職願と封筒の書き方詳細

退職届・退職願の書き方

■形式
基本的には縦書きし、数字は漢数字を用います。

①②表題と書き出し
まず1行目の中央部分を目安に、「退職届(退職願)」と記入します。本文の書き出しはそこから1行空け、3行目の最下部に「私事」または「私儀」と書きます。

③退職理由
自己都合で退職する場合は、「一身上の都合」とします。具体的な理由は、特に述べる必要はないとされています。

④⑤退職関連の日付
退職日と、退職届(退職願)を会社に提出する日付を書きます。

⑥名前と捺印
所属している部署名と、自分の氏名を書きます。自分の名前は行の一番下に来るようにし、名前の下部には捺印をします。その際、シャチハタではなく、朱肉を用いるタイプの印鑑で押印するよう心がけます。

⑦宛名
宛名は基本的に社長名(最高責任者)。行の一番上に社長のフルネームを書き、「殿」などの敬称をつけます。なお、社長の氏名は、自分の氏名よりも上部に配置するようにします。
 

封筒の書き方

■表面
封筒の表面に「退職届(退職願)」と記入。裏面には所属部署と自分の名前を書きます。封入する前に、誤字脱字がないかどうか最終確認をしましょう。また、紛失時のリスクに備え、書き上げた書類のコピーをとることも忘れずに行うのが賢明といえるでしょう。

■封入
書面が内側になるよう三つ折り、または四つ折りにして封入します。
 

5. 転職先が決まらずに辞める場合はどうする?

次の就業先が決定してから退職するのが望ましいとはいえ、事情によっては転職先が決まらないまま退社しなければならないケースもあります。その場合であっても、基本的には上に書いてきた退職届・退職願の対応との大きな違いはないと考えていいでしょう。

退職の意向を伝えれば、強く引き止められることもあるかもしれません。それでも意志が変わらないのなら、自身の希望をはっきりと伝え、あなたが担当していた業務の引き継ぎを速やかに行うことが大切といえるでしょう。

別の職場に転職したとしても、これまでお世話になった会社とは何らかの形でお付き合いが続いていく可能性もあります。その点を考慮するならば、転職先が決まっているか、決まっていないかにかかわらず、円満退社を目指すにこしたことはないでしょう。

もし転職先が決まらずに退社し、これから転職活動を始めようとお考えの方、あるいは転職活動がうまくいっていないという方は、一度レバテックキャリアへご相談ください。

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